久々に感動…~あなたはデジタル派?それともアナログ派?仕事効率化を考える~ | 札幌のカウンセリング こころの羽

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久々に感動…~あなたはデジタル派?それともアナログ派?仕事効率化を考える~

こんにちは。札幌市北区にある『カウンセリングルームこころの羽』の岡本です。

先日、カウンセラーの仕事の「裏側」をご紹介させていただきましたが、カウンセリングを通じて相談者さまとお話している時間や企業研修・打ち合わせ・面談などをしている時間以外は、パソコンの前に座っていることが多い私です…。
(運動不足が気になります…汗)
そのため、パソコンや持ち運び用として使っている『iPad Pro』は、「どんなアプリを使うか」「どんな効率化を試すか」を常々意識しております。

iPhoneを使った仕事効率化

◆今回は、仕事効率化やiPhone(iPad)アプリのお話です。

最近のお気に入りは『Moleskine』(モレスキン)というメーカーが出している『Moleskine Actions』(モレスキン アクションズ)というアプリです。

いわゆる「ToDoリスト」(やることリスト)と呼ばれるタイプのもので、日常的なやること(例えば「燃やせるゴミを捨てる」「牛乳を買って帰る」など)を忘れないようにする備忘録としての使い方や仕事のスケジュール管理(例えば「ブログを書く」「◯◯さんに確認の電話をする」など)にも使うことができます。
私自身は、2009年に発売されたiPhone 3GSからiPhoneユーザーなので、かれこれ10年以上スマホを使っていることになりますが…
スマホが登場する前には、紙のスケジュール帳(バイブルサイズ)を常に持ち歩き、仕事の予定を書き込む日々でした。

それが、iPhoneを持ったことで「すべてデジタルに置き換えてみよう!」と考え、紙のスケジュール帳を持たず、Googleカレンダーと連携させたスケジュール帳アプリ(Refills(リフィルズ)がお気に入りでした♪)をフル活用して仕事やプライベートのスケジュールを管理していったのです。
(この頃は、スケジュール管理も仕事中の「メモ」もiPhoneやiPadを使って対応することを追及していました。今から考えると「頑張って」使っていたなぁ(笑))

その状態から数年たった頃に、あることに気付きます。
「あれ?スケジュールはiPhoneを見れば分かるけれど…記憶には残っていない???」
iPhoneアプリに入力するスケジュールは、適切なタイミングで「通知」してくれるものの、iPhoneを開かないと思い出せない状態になってしまったのです。
(完全なる“退化”ですね。汗)

これはマズイ…と思った当時の私は、紙のスケジュール帳に戻すことを考えます。
そこで出会ったのが「ほぼ日手帳」。

この手帳の特徴は、自由にメモをとれる「フリースペース」が充実していること。
そして、「時間単位」のスケジュール記入欄がしっかりと確保されていることでした。
他には、1日ひと言、雑学や名言など「読み物」的な要素があることも気に入った理由です。

ほぼ日手帳のおかげで、紙のスケジュール帳を再開したわけですが…。
ここでも「大失敗」を経験します。

手帳を使った予定管理

◆予定を通知してくれない紙の手帳

当たり前ですね(笑)
しかし…手帳を開き忘れた「週末」。大事な予定を「すっぽかす」という大失敗をしてしまったのです(T_T)
言うなれば社会人失格のレベル。

当時は、かなりへこみました(苦笑)

ちょっと賛否両論があると思うので、内容は割愛させていただきます…
この失敗談を詳しく聞きたい方はカウンセリングの時に質問してください(照)

そこで、デジタルに戻る選択肢もあったと思うのですが、「アナログを徹底しよう!」と心に決めて、意識的に手帳を確認する「習慣」を身につけていきました。

◆その後、カウンセラーの仕事がスタート

カウンセリング中は、相談者さまから伺った内容を記録や自分の頭の中を整理する目的で「カルテ」にメモをとらせていただいています。
そうすることで問題点や課題が「見える化」しやすくなり、今後の方向性やサポート体制を相談者さまと一緒に考える時に非常に便利なのです。
これは、私のコダワリなのですが、カウンセリングで使う「メモ」は、アナログに限ります。

昔と比べればiPadも反応が良くなっていますし、使えないことは無いのですが・・・
やはり「書くこと」に少しでも意識を奪われるのが嫌なのです。
「書くこと」は必要最低限。相談者さまのお話を聴くことに意識を集中させたい。
そんな想いから、カウンセリング中のメモはアナログ派と決めております。

同じような理由で、現在のスケジュール管理は、「アナログ派」(効率化を考えて、手帳の中身は、すべてオリジナルで作っています)です。
カウンセリング予約を記入するための専用手帳+仕事やプライベートの全体的な予定を記入するための手帳+カルテに次回ご予約日時などを記録しています。
アナログだからこそ「三重の管理」。
それでも、デジタルで記録した場合に、何かの操作ミスで「記録が消えた」なんてことになるよりは安心です(^^)

◆そんな「アナログ派」が「デジタル」を使い始めた理由

・・・と、ここで、ようやく冒頭の『Moleskine Actions』の話に戻るのですが(^^;
仕事上のToDoリストも「アナログで管理してみよう!」と思い、試行錯誤すること数年・・・。
なんだかんだで『iPhone』に元々入っている『リマインダー』を自然と使っていることに最近気付きました(笑)

メモ帳や手帳が手元に無いとき、外出中や夜寝る前など
『リマインダー』に予定を入力して、終わったらチェックを入れて消していく…
というToDoリストの基本的な使い方を無意識にやっていたのです(^o^;

でも、分類やスケジュール管理との組み合わせが少し不便で「アナログにしよう!」と思ってやってみると…
『アナログ版ToDoリスト』は、すごく不便!
理由は、常に持ち歩くには邪魔になりやすいし、スケジュール帳に転記するにしても書き直す手間が多い、何より頭の中にある「やることリスト」を整理するのに「アナログ」だと逆に時間がかかってしまう…。

そう感じたため、「何か新しいアプリを…」と探してみたのが『Moleskine Actions』との出会いのきっかけでした。

カウンセリング予約も同時確認できるToDoリスト

このアプリで感動したポイントとしては…

複数のiPhoneiPadで連携可能

ちょっとマニアックな内容になるかもしれませんが、iPhoneやiPadは同じアカウント(ユーザー登録)で使用するとアプリのデータも連携できるものが多くあります。
これは非常に便利なのですが、アカウントが異なる2台のiPhoneでテータ連携するとなると、対応しているアプリは極端に少なくなるのです…。
私の場合は、プライベートで使用しているiPhone7とカウンセリングのご予約受付で使用しているiPhone6の2台を使っており、仕事の状況によっては、片方のiPhoneで「通話中」にスケジュール管理やToDoリストへの追記をしたい場合があります。
こんなときでもこのアプリは、スムーズに連携できることが魅力の一つでした。

分類が便利

「やること」をカテゴリーやジャンル別に分類することができます。
そして、それらに「日付」を設定してあげることで、カテゴリー別の表示と日付別の表示を切り替えながら使えるのです。
これは、デジタルだと当たり前の機能ですが、しばらくアナログ中心に使っていた私としては「やっぱり便利(泣)」と思えるポイントです(^^)

カウンセリングの予約状況を見ながら使える

仕事の「タスク」(やること)を上手く進めていくポイントは、空き時間に対する「タスク」の割り振りだと考えています。
これが、『Moleskine Actions』だと一覧表示させながらタスクも眺められるのです。
現実的に無理のないスケジュール管理、タスク管理が可能です♪

なんだか、ようやく「自分なりのBetter(ベター)」(BEST=“一番良い”では無いかもしれないけれど、少なくともBetter=“より良い”印象です)に辿りついた気がしています。
今回は、久々にiPhoneアプリで感動したので、ついつい長文を書いてしまいました(汗)

『カウンセリングルームこころの羽』では、心理カウンセリングはもちろんですが、仕事効率化を行うためのサポートもさせていただいております(^^)
例えば、仕事のスケジュール管理を行うための「スケジュール帳」を一緒に作る。仕事の引継ぎ内容をまとめるための「申し送り表」を一緒に作る。などなど
『自己実現サポートプラン』をご利用いただくと、具体的なツール作成も行うことができますので、ご遠慮なくご相談くださいね♪

『カウンセリングルームこころの羽』岡本教兵

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